Le lettere di query vengono inviate ai dipendenti per chiarire una situazione piuttosto che per disciplinarli. Consideralo in questa luce.
Se commetti atti di cattiva condotta, insubordinazione, assenteismo, ritardo nel servizio o mancanza di dovere sul lavoro, il tuo datore di lavoro potrebbe pianificare di interrogarti.
Una lettera di richiesta a un dipendente non equivale a una lettera di risoluzione.
Se stai lavorando, dovresti considerare di imparare come rispondere a una lettera di domande del tuo datore di lavoro nel caso in cui tu violi le politiche dell’azienda.
Ritardo, incompetenza, insubordinazione o assenteismo possono causare il licenziamento, ma puoi salvare la situazione scusandoti per quegli errori nella tua risposta.
Passi per rispondere a una query
1. Comprendere gli errori
Comprendere il punto da cui si viene interrogati è il primo passo per rispondere a una query.
Per iniziare, prestare attenzione al messaggio trasmesso nella lettera di query. Di cosa si tratta esattamente?
Si tratta di qualcosa di cui sei a conoscenza o di qualcosa di cui non sei a conoscenza?
È intenzionale o sei stato costretto a farlo?
Leggi la query, prestando attenzione alla lingua del boss. Questo vi aiuterà a determinare il modo giusto per rispondere alla query.
Questo articolo spiega come rispondere a una query al lavoro dopo qualche tipo di illecito sul posto di lavoro.
2. Mente il tuo tono
La prossima mossa è pensare a quello che stai per scrivere. Ricorda, se ti comporti male, la tua carriera potrebbe essere compromessa.
Di conseguenza, non si desidera utilizzare un suono, un vocabolario o una descrizione che darebbe al nostro manager ulteriori motivi per non piacerti.
Dovresti idealmente scrivere i tuoi punti prima di comporre la bozza finale. Ad esempio, quando rispondi a una domanda sulla mancanza di dovere, dovresti considerare le circostanze che hanno contribuito all’errore e come esprimere le tue idee in modo che le scuse siano sincere.
3. Sii specifico
Ora è il tuo turno di rispondere. Tieni presente che la lettera è per scopi ufficiali quando si risponde a una lettera di query del personale.
Di conseguenza, invece di utilizzare un tono conversazionale, utilizzare uno professionale.
Nel margine sinistro della lettera, scrivi le informazioni di contatto per l’ufficio a cui stai rispondendo.
Se stai imparando come rispondere a una query ufficiale, devi essere consapevole che devi specificare l’argomento del problema che vuoi discutere nella query.
4. Sii apologetico
Inizia la tua lettera ammettendo la tua trasgressione. Non lamentarti se ci sono prove sufficienti che sei stato in ritardo o lontano dal lavoro.
Per fermare i disaccordi con il tuo capo, mostra il riconoscimento del tuo errore.
Continua descrivendo che non hai seguito le regole dell’istituzione.
Tieni presente che dovresti convincere il tuo datore di lavoro a prendere in considerazione le tue scuse. Di conseguenza, avere giustificazioni ragionevoli per le tue azioni.
Nell’ultima riga, assicurati al manager che non farai mai più lo stesso errore.
Quando rispondi a una query di cattiva condotta, quello che devi fare è scrivere una lettera di scuse al tuo capo; non dovresti confutare ciò per cui sei stato interrogato, ma semplicemente accettarlo e offrire scuse appropriate.
5. Essere dettagliato
Essere dettagliato durante la scrittura. Non includere alcun dettaglio che non sia assolutamente importante.
Si dovrebbe mantenere il dettaglio al minimo ed evitare di deviare dal soggetto principale.
Può essere lungo perché ci si aspetta di rispondere a diversi problemi associati alla cattiva condotta sul posto di lavoro.
Le risposte alla query, d’altra parte, sono normalmente brevi e al punto. Spesso, essere grammaticalmente suono e utilizzare la forma corretta frase.
Se scrivi una risposta scritta male, il tuo manager non riconoscerà la tua risposta.
Esempio di una risposta alla lettera di query
Come rispondere a una lettera di domanda in ritardo.
Il ritardo nel lavoro è un reato che non può mai essere tollerato da un capo.
Lavoro mancato costa al business un sacco di soldi. I compiti che normalmente fai devono essere lasciati incustoditi o eseguiti da qualcuno che non ha familiarità con loro.
Questo è il motivo per cui i manager sono così severi nel presentarsi al lavoro in tempo, ma non farti prendere dal panico se ti trovi in una di queste situazioni.
Sarai in grado di rispondere mirabilmente a una lettera di domande per illeciti se segui le istruzioni descritte qui.
Il Segretario Permanente
Preziosi, petrolio e gas
(Posizione)
Sir, RI-QUERY
la VOSTRA LETTERA DEL 22 MAGGIO 2020 SULLA suddetta MATERIA si RIFERISCE:
Sir, il mio ritardo del 10 Maggio 2020, che è insolito è dovuto alla rottura del mio veicolo al miglio 3 junction, ikwerre strada a circa 7:41 del mattino sulla strada per l’ufficio. Tutti gli sforzi per ottenere un meccanico al posto in tempo dimostrato inutile con conseguente mia segnalazione in ritardo al lavoro dopo che il meccanico finalmente è venuto circa 8: 35 am Le ricevute delle spese di riparazione sono apposte per la vostra lettura .(fotocopia)
Per la cronaca, signore, sono un frequente destinatario della generosità precedente e, come tale, vorrei non essere in ritardo.
Cordiali saluti,
Firma
Nome
Conclusione
La cosa più critica da tenere a mente è quello di essere ben versato in regole e regolamenti della vostra organizzazione. Non farai qualcosa che potrebbe essere visto come negligenza in questo modo.
Ricorda che l’incomprensione dei regolamenti non è una scusa.
Se non sei ancora sicuro di come rispondere a una query al lavoro, puoi utilizzare l’esempio sopra riportato come guida.
Tuttavia, si dovrebbe stare fuori dai guai al lavoro ogni volta che vuoi. Se ricevi diverse lettere di domande, potresti mettere a repentaglio la tua carriera.
È sempre un’idea intelligente dimostrare al tuo manager che supporti l’azienda e che puoi seguire le regole e i regolamenti.
Se non lo fai, otterrai molte esperienze lavorative negative.
Se ti trovi in una situazione inevitabile, assicurati di parlare con il tuo manager il più rapidamente possibile.
Sono solo esseri umani, e capiscono che certe situazioni richiedono attenzione immediata e che altre ci portano fuori equilibrio.